VERBİS’E KAYIT NASIL GERÇEKLEŞTİRİLİR? Kişisel Verileri Koruma Kurumunun (“Kurum”) internet sitesi olan www.kvkk.gov.tr aracılığıyla giriş yapılır. Ekrana gelen sayfada yer alan VERBİS butonuna tıklanır ve ilgili alanlar doldurularak VERBİS’e kayıt olunur.
VERBİS İLE HANGİ İŞLEMLER YAPILABİLMEKTEDİR? VERBİS, Sicile kayıt yükümlülüğü olan veri sorumluları için; - Yurtiçinde Yerleşik Gerçek / Tüzel Kişi, - Yurtdışında Yerleşik Gerçek / Tüzel Kişi, - Kamu Kurum ve Kuruluşları olmak üzere 3 farklı yapı şeklinde kurgulanmıştır. Bu kapsamda VERBİS ekranları aracılığıyla; -Veri sorumlusu yönetici girişi, veri sorumlusu temsilcisi bildirimi, kamu kurumlarınca belirlenen koordinasyon görevlisinin bildirimi konularında sistem üzerinden bilgi girişi yapılarak başvuru formu oluşturulmasına, -Başvuru formunun Başkanlığımıza ulaşması üzerine sistem üzerinden kullanıcı adı ve parola oluşturularak veri sorumlusuna iletilmesine, -Kullanıcı adı ve parola kullanılarak sisteme giriş yapılması, irtibat kişisi atamasının yapılması, veri sorumlusunun işlemekte olduğu kişisel verilerle ilgili irtibat kişisi tarafından veri kategorileri, işleme amaçları, saklama süreleri, alınan teknik ve idari tedbirler, kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler ve veri konusu kişi gruplarına ait kategorik bazda bilgi girişi yapılarak kayıt yükümlülüğünün yerine getirilmesine, -İlgili kişilerce VERBİS’te yer alan kategorik bazdaki bilgilerin görülebilmesine, -Sicilde yer alan bilgilerde her zaman değişiklik yapılabilmesine, Sorularla Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS) KVKK Veri Yönetimi Dairesi Başkanlığı Sayfa 5 imkan sağlanmıştır.
YURTİÇİNDE YERLEŞİK GERÇEK KİŞİ VERİ SORUMLULARININ SİCİLE KAYDI NASIL YAPILACAKTIR?
Yurtiçinde yerleşik gerçek kişi veri sorumlularınca VERBİS ana sayfada yer alan “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” butonu aracılığıyla giriş yapılır. İlgili alanlar doldurularak PDF formatında başvuru formu sistemden oluşturulur. Oluşturulan formun çıktısı alınarak ıslak imzalı belge şeklinde Kurumun posta adresine posta yoluyla iletilir veya varsa kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi üzerinden PDF formatındaki dosya eklenerek Kurumun KEP adresine iletilir. Kurum tarafından yapılan değerlendirme sonucunda, başvuru formunda belirtilen elektronik posta adresine “kullanıcı adı” ve “parola” gönderilir. Veri sorumlusu olan gerçek kişi tarafından “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” butonu aracılığıyla giriş yapıldıktan sonra Türkiye’de yerleşik ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi “irtibat kişisi” olarak atanır. (veri sorumlusu, irtibat kişisi olarak kendisini atayabileceği gibi bir başka kişiyi de atayabilecektir.) Atanan irtibat kişisi tarafından VERBİS ana sayfada yer alan “Sicile Kayıt” butonu aracılığıyla giriş yapılır ve gelen ekranlara bilgi girişi yapılarak Sicile kayıt işlemi sonuçlandırılır.YURTİÇİNDE YERLEŞİK TÜZEL KİŞİ VERİ SORUMLULARININ SİCİLE KAYDI NASIL YAPILACAKTIR?
Yurtiçinde yerleşik tüzel kişi veri sorumlularınca VERBİS ana sayfada yer alan “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” butonu aracılığıyla giriş yapılır. İlgili alanlar doldurularak PDF formatında başvuru formu sistemden oluşturulur. Oluşturulan formun çıktısı alınarak ıslak imzalı belge şeklinde Kurumun posta adresine posta yoluyla iletilir veya varsa kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi üzerinden PDF formatındaki dosya eklenerek Kurumun KEP adresine iletilir. Kurum tarafından yapılan değerlendirme sonucunda, başvuru formunda belirtilen elektronik posta adresine “kullanıcı adı” ve “parola” gönderilir. Veri sorumlusu olan tüzel kişi tarafından “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” butonu aracılığıyla giriş yapıldıktan sonra Türkiye’de yerleşik ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi “irtibat kişisi” olarak atanır. Veri sorumlusu, irtibat kişisi olarak tüzel kişilik bünyesinde çalışan bir kişiyi atayabileceği gibi tüzel kişilik dışında bir kişiyi de atayabilecektir. Atanan irtibat kişisi tarafından VERBİS ana sayfada yer alan “Sicile Kayıt” butonu aracılığıyla giriş yapılır ve gelen ekranlara bilgi girişi yapılarak Sicile kayıt işlemi sonuçlandırılır.
YURTDIŞINDA YERLEŞİK GERÇEK / TÜZEL KİŞİ VERİ SORUMLULARININ SİCİLE KAYDI NASIL YAPILACAKTIR? Yurtdışında yerleşik gerçek veya tüzel kişi veri sorumlularının öncelikle “veri sorumlusu temsilcisi” ataması ve bu atamaya ilişkin onaylı belgeyi ıslak imzalı şekilde Kurumumuza iletmesi gerekmektedir. Atanacak veri sorumlusu temsilcisi Türkiye’de yerleşik bir tüzel kişi veya Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi olmalıdır. Atanan veri sorumlusu temsilcisi tarafından, veri sorumlusu adına VERBİS ana sayfada yer alan “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” butonu aracılığıyla giriş yapılır. İlgili alanlar doldurularak PDF formatında başvuru formu sistemden oluşturulur. Oluşturulan formun çıktısı alınarak ıslak imzalı belge şeklinde Kurumun posta adresine posta yoluyla iletilir veya varsa kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi üzerinden PDF formatındaki dosya eklenerek Kurumun KEP adresine iletilir. Kurum tarafından yapılan değerlendirme sonucunda, başvuru formunda belirtilen elektronik posta adresine “kullanıcı adı” ve “parola” gönderilir. Veri sorumlusu temsilcisi tarafından “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” butonu aracılığıyla giriş yapıldıktan sonra Türkiye’de yerleşik ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi “irtibat kişisi” olarak atanır. Veri sorumlusu temsilcisi, irtibat kişisi olarak veri sorumlusu temsilcisi bünyesinde çalışan bir kişiyi atayabileceği gibi bünyesi dışında bir kişiyi de atayabilecektir. Atanan irtibat kişisi tarafından VERBİS ana sayfada yer alan “Sicile Kayıt” butonu aracılığıyla giriş yapılır ve gelen ekranlara bilgi girişi yapılarak kayıt işlemi sonuçlanır.
VERBİS’E NE ZAMAN KAYIT OLUNMALIDIR? Kanunun Geçici 1 inci maddesinin 2 nci fıkrasında, Veri Sorumluları Siciline kayıt yükümlülüğünün başlama tarihleri ile ilgili karar alma ve bunu ilan etme görev ve yetkisi Kişisel Verileri Koruma Kuruluna (“Kurul”) verilmiştir. Bu kapsamda Kurulca alınan ve 18.08.2018 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan 2018/88 sayılı Kararda veri sorumluları için kayıt başlama tarihleri aşağıdaki gibi belirlenmiştir: -Yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan veri sorumluları ile yurtdışında yerleşik tüm veri sorumluları 01.10.2018 - 30.09.2019, -Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olmakla birlikte ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan veri sorumluları 01.01.2019 - 31.03.2020, -Kamu kurum ve kuruluşu veri sorumluları 01.04.2019 - 30.06.2020, tarihleri arasında Sicile kayıt olmak zorundadır.
SONRADAN KAYIT YÜKÜMLÜSÜ OLANLAR SİCİLE NE ZAMAN KAYIT OLMALIDIR? Kurulun 2018/88 sayılı kararına göre yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan gerçek ve tüzel kişiler, yurtdışında yerleşik gerçek ve tüzel kişiler, yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olmakla birlikte ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan gerçek ve tüzel kişiler ile kamu kurum ve kuruluşları için Sicile kayıt olunması gereken en son tarihler belirlenmiş ve ilan edilmiştir. Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmeliğin (“Yönetmelik”) 8 inci maddesine göre sonradan kayıt yükümlüsü haline gelen veri sorumluları için belirlenen 30 günlük süre, Kurul kararıyla belirlenen kayıt sona erme tarihlerinden sonra başlayacaktır. Buna göre bir veri sorumlusu, yukarıda ifade edilen veri sorumlusu gruplarından hangisinin kapsamı içinde ise o grup için belirlenmiş kayıt süreleri içerisinde kayıt yükümlülüğünü yerine getirecektir. Bu sürenin tamamlanmasından sonraki bir tarihte kayıt yükümlüsü haline gelmişse, kayıt yükümlüsü olduğu tarihten itibaren 30 günlük sürede kayıt olmak zorundadır.
HANGİ VERİ SORUMLULARI VERBİS’E KAYIT OLMAKLA YÜKÜMLÜDÜR? Kanunun 16 ncı maddesine göre, kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin kişisel veri işlemeye başlamadan önce Sicile kaydolmaları gerekmektedir. Bu kapsamda, Türkiye’de yerleşik gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları, yurtdışında yerleşik gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları ile kamu kurum ve kuruluşu veri sorumlularının Türkiye’de kişisel veri işlemeleri halinde genel kural olarak VERBİS’e kayıt olmaları gerekmektedir. Bununla birlikte Kanunun 16 ncı maddesine göre Kurulca istisna getirilmiş olan veri sorumluları için VERBİS’e kayıt yükümlülüğü bulunmamaktadır.
HANGİ VERİ SORUMLULARI KANUN GEREĞİ SİCİLE KAYIT YÜKÜMLÜLÜĞÜNDEN İSTİSNADIR?
Kanunun 16 ncı maddesine göre, kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin kişisel veri işlemeye başlamadan önce Sicile kaydolmaları gerekmektedir. Bununla birlikte Kanunun 28 inci maddesinde belirtilen faaliyetleri gerçekleştirmesi halinde veri sorumlularının, Sicile kayıt esnasında bu kişisel verilerle ilgili VERBİS’e bilgi girişi yapması zorunlu değildir. Bu faaliyetler aşağıdaki tabloda belirtilmektedir
HANGİ VERİ SORUMLULARI KURUL KARARLARI UYARINCA SİCİLE KAYIT YÜKÜMLÜLÜĞÜNDEN İSTİSNADIR?
Kanunun 16 ncı maddesinde, “işlenen kişisel verinin niteliği, sayısı, veri işlemenin kanundan kaynaklanması veya üçüncü kişilere aktarılma durumu gibi Kurulca belirlenecek objektif kriterler göz önüne alınmak suretiyle Kurul tarafından, Veri Sorumluları Siciline kayıt zorunluluğuna istisna getirilebilir” hükmü yer almaktadır. Bu hüküm doğrultusunda Kurulca bazı veri sorumluları için Sicile kayıt yükümlülüğüne istisna getirilmiştir. Bu kapsamda alınmış olan 2018/32 sayılı Kurul Kararı 15.05.2018 tarihli Resmi Gazete’de; 2018/68, 2018/75 ve 2018/87 sayılı Kurul Kararları ise 18.08.2018 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanmıştır. Buna göre;
a) Herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla yalnızca otomatik olmayan yollarla kişisel veri işleyenler,
b) 18/01/1972 tarihli ve 1512 sayılı Noterlik Kanunu uyarınca faaliyet gösteren noterler,
c) 04/11/2004 tarihli ve 5253 sayılı Dernekler Kanununa göre kurulmuş derneklerden, 20/02/2008 tarihli ve 5737 sayılı Vakıflar Kanununa göre kurulmuş vakıflardan ve Sorularla Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS) KVKK Veri Yönetimi Dairesi Başkanlığı Sayfa 11 18/10/2012 tarihli 6356 sayılı Sendikalar ve Toplu İş Sözleşmesi Kanununa göre kurulmuş sendikalardan yalnızca ilgili mevzuat ve amaçlarına uygun, faaliyet alanlarıyla sınırlı ve sadece kendi çalışanlarına, üyelerine, mensuplarına ve bağışçılarına yönelik kişisel veri işleyenler,
ç) 22/04/1983 tarihli ve 2820 sayılı Siyasi Partiler Kanununa göre kurulmuş siyasi partiler,
d) 19/03/1969 tarihli ve 1136 sayılı Avukatlık Kanunu uyarınca faaliyet gösteren avukatlar,
e) Gümrük müşavirleri,
f) Arabulucular,
g) 01/06/1989 tarihli ve 3568 sayılı Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali Müşavirlik Kanunu uyarınca faaliyet gösteren Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler ve Yeminli Mali Müşavirler,
ğ) Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olan gerçek veya tüzel kişi veri sorumlularından ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olmayanlar, VERBİS’e kayıt yükümlülüğünden istisna tutulmuştur. Bu kapsamdaki veri sorumluları kayıt yükümlüsü olmamakla birlikte VERBİS’e kayıt yaptırmaları mümkündür. Bununla birlikte, Sicile kayıt yükümlülüğünden istisna olma durumunun Kanun hükümlerinden de istisna olmak anlamına gelmediği unutulmamalıdır. Kurul tarafından Veri Sorumluları Siciline kayıt yükümlülüğüne istisna getirilen veri sorumluları aşağıdaki tabloda belirtilmektedir:
VERBİS KONUSUNDA DETAYLI BİLGİ NEREDEN ALINABİLİR?
Kurumun resmi internet sayfası olan www.kvkk.gov.tr adresinde bulunan VERBİS ana sayfadaki Kılavuz aracılığıyla detaylı bilgi edinilebilecektir. Ayrıca, KVKK Bilgi Danışma Merkezi olarak görev yapmaya başlayan ALO 198 Veri Koruma Hattı aracılığı ile VERBİS hakkında teknik ve hukuki konularda Türkiye’nin her yerinden GSM ayrımı olmaksızın ücretsiz olarak ulaşılabilecek ve bilgi alınabilecektir.
VERBİS’E KAYIT İÇİN ÜCRET TALEP EDİLMEKTE MİDİR?
VERBİS’e kayıt olmak için herhangi bir ücret ödenmesi gerekmemektedir.
BAŞVURU FORMU KEP ÜZERİNDEN İLETİLMİŞSE AYRICA ISLAK İMZALI OLARAK DA GÖNDERİLMESİ GEREKİR Mİ? Kayıt başvurusu sırasında sistemden oluşturulan PDF formatındaki başvuru formuna ait dosya eklenerek, veri sorumlusunun KEP adresi üzerinden (“Konu” kısmında “başvuru no” belirtilerek) Kurumumuzun kvkk.verbis@hs01.kep.tr adresine iletilmesi yeterli olacaktır. Ayrıca ıslak imzalı olarak da Kurumumuza iletilmesine gerek bulunmamaktadır.
Verbis ile ilgili tüm detaylı bilgilere kurumun resmi web sitesi üzerinden ulaşabilirsiniz.
Kaynak:Verbis kvkk gov tr
Yorumlar
Kalan Karakter: